Guadagnare in prospettiva

Veloce ritrovamento con i Segnalini-Orga visibili.

1. strutturazione chiara e trasparente
2. nessun complicato scartabellare
3. archiviazione veloce e perfetta
4. facilmente ampliabile a piacere
5. ottimo controllo di progetti e scadenze
6. possibilita’ di lavoro d’equipe grazie alle strutture aperte

Guadagnare tempo

Archiviare nei raccoglitori a leva.

Con Classei® tutto questo non è più necessario, eccetto riporre i documenti nella cartella Orga. Ci si può allora meravigliare che il metodo di archiviazione veloce Classei® fa guadagnare fino al 90% di tempo?

1. Notevole vantaggio dei costi
2. Accesso piu’ veloce ad ogni procedura
3. L’archiviazione e’ fino a 12 volte piu’ veloce, rispetto al classico raccoglitore
4. Niente scartabellare, ma ritrovamento immediato
5. Spostare piccole unita’ anziche’ grossi raccoglitori
6. Nessuno spostamento di carte avanti e indietro
7. Risparmio del 50% di tempo per l’accesso ai documenti

Guadagnare Spazio

...spazio guadagnato è anche tempo guadagnato e quindi risparmio dei costi!

• Fino al 70% di spazio guadagnato con cartelle sottili e resistenti
• Utilizzabili ovunque - in ufficio, a casa o in viaggio

Quanto spazio si guadagna con i mezzi di archiviazione innovativi rispetto ai raccoglitori a leva?

Ciò che può essere soppresso non occupa né spazio e né costa soldi. Per poter calcolare lo spazio effettivamente guadagnato nel vostro caso specifico, dovremmo alla fine dell’anno d’attività misurare il contenuto effettivo dei vostri raccoglitori e porre il risultato in relazione con lo spazio lordo necessario a) verso i raccoglitori stessi e b) verso l’intero spazio necessario sugli scaffali. Possiamo darvi dei punti di riferimento: raccoglitori con occhielli sul coperchio superiore hanno anelli alti 58mm = massima capacità ed un dorso largo 80mm.

Basta con le "Perdite di Tempo"

...con solo 3 elementi!

• Nessuna foratura
• Nessun protocollo
• Nessuna custodia
• Nessuna cucitrice
• Nessuna guida sospesa
• Nessun pressino fermafogli
• Nessuna meccanica fermacarte
• Nessun dorsino per rilegatura
• Nessuna riOrganizzazione
• Nessuno smistamento preliminare
• Nessuna archiviazione intermedia
• Nessuna meccanica di sospensione
• Nessun inserimento nel raccoglitore ad anelli

Al posto di tutto cio’, avete bisogno di solo 3 elementi del sistema modulare Classei^®:

1. Cartelle-Orga poco ingombranti, ma resistenti, che accolgono i vostri documenti con sicurezza.
2. Segnalini-Orga che contrassegnano e segnalano il contenuto delle vostre cartelle in modo chiaro ed inequivocabile.
3. Box-Orga per la conservazione delle cartelle-Orga in modo sistematico e visibile.

Il vantaggio dell’inserimento in avanti

...semplicemente pratico

Nell’ordine d’inserimento in avanti le cartelle-Orga suddivise in ordine alfabetico non vanno posizionate una dietro l’altra ma in avanti. Così ad esempio “coralic” si trova davanti a “biermann” e “biermann” davanti a “appelt”. Questo sistema ha un vantaggio determinante: le etichette dei segnalini sulle cartelle-Orga non si coprono una con l’altra. In base alla grandezza della scrittura e del numero di cartelle rimangono visibili almeno la gran parte delle scritte.

Esempio: una cartella-Orga viene dotata di un segnalino “appelt”, il quale viene naturalmente posizionato tutto a sinistra alla lettera “a”. Alla seconda cartella-Orga si applica il segnalino “biermann” che viene posizionato in una successiva casella di lettere più a destra (poiché “b” si trova notoriamente a destra accanto alla “a”). Se ora si inseriscono le due cartelle una dietro l’altra si può notare che il segnalino “biermann” viene coperto dal segnalino “appelt”.

Ordine immediato, una benedizione per il vostro lavoro d’ufficio

Adesso potete trovare tutto grazie ai segnalini nel box-Orga o tra le cartelle appoggiate sulla scrivania. Avete una rapida procedura per Organizzare uno “scomparto” per ogni pratica: questo “scomparto” (quindi la cartella-Orga) accoglie tutti gli ulteriori documenti di una pratica. Si rende completamente superfluo tutto lo smistamento e la graffettatura dopo l’elaborazione dei documenti, fino ad oggi invece necessario, perché la pratica rimane insieme nella cartella-Orga durante tutti i passaggi dell’iter fino alla totale eliminazione.

Il vantaggio dell’ordine progressivo

...il più sicuro

L’ordine più sicuro è l’ordine numerico progressivo. Ogni singolo numero appare solo una volta e ha un posto ben preciso nella sequenza dei numeri.

Cartelle-Orga mancanti o posizionate in modo errato sono facilmente individuabili

Nelle serie di numeri chiuse o progressive (vedi immagine) si forma un vuoto quando viene prelevata una cartella-Orga contrassegnata da un numero. Cartelle-Orga mancanti sono facilmente individuabili. Cartelle posizionate in modo errato si notano subito, perché disturbano l’immagine ordinata.

Come si posizionano i segnalini?

Nel sistema Classei^® si utilizza per un ordine numerico normale la seconda riga della barra di disposizione con i numeri stampati da 0 – 9. In questo caso si possono usare solo i segnalini-Quick cod. Art. 29.10 O segnalini-Strip 30.10 … I segnalini numerati si applicano in base all’ultima cifra sulla casella corrispondente a tale cifra nella barra di disposizione.

le Procedure correnti

...sempre in vista

Posti di lavoro ben Organizzati aiutano e snelliscono i percorsi lavorativi. In questo modo si riducono sensibilmente i costi del lavoro ed i vostri collaboratori sono più soddisfatti e più motivati. Un sistema Organizzativo strutturato in modo ottimale è il presupposto per un’archiviazione chiara e di facile individuazione con un accesso ottimale ai documenti. A tale scopo sono importanti i termini di ricerca: più sono dettagliati, più è veloce e soprattutto sicuro l’accesso ai vostri atti.

Vedere > Trovare > Prendere

Classei^® offre, grazie alla possibilità di una minuziosa strutturazione, uno strumento di lavoro per un’ottima visibilità e controllo, nonché un accesso velocissimo. Tutti i documenti necessari per svolgere le vostre mansioni sono direttamente accessibili. I box-Orga trovano posto ovunque. Pratiche importanti possono stare direttamente sulla scrivania o nei cassettoni della scrivania, contenitori su ruote (mobile Classei®), scaffali o armadi di archiviazione. Sul vostro piano di lavoro si collocano solo le pratiche in uso.

Documentazione di progetto

...come parte integrante importante

Il concetto “progetto” è oggigiorno ampiamente diffuso e molti compiti vi si celano dietro. La documentazione di un progetto è una sua parte integrante sostanziale ed importante. Molte informazioni devono essere gestite e successivamente documentate.
Più un progetto è complesso, più la documentazione dovrà essere trasparente e di facile individuazione per poter mantenere tutto sotto controllo.

Chiarezza e visibilità aiutano anche l’inserimento di nuovi collaboratori. I sostituti per ferie o malattia si troveranno più velocemente a proprio agio. Molto importante è, nei progetti complessi, la presenza di un sistema di Organizzazione che si distingue per la sua grande flessibilità.

Deve adeguarsi velocemente al cambiamento di condizioni dei processi operativi dinamici. Classei® offre, in questo caso, molteplici possibilità. Il sistema può essere con facilità integrato, trasformato o ampliato, seguendo semplicemente le esigenze dei processi aziendali interni. Classei® offre impressionanti possibilità di realizzare strutturazioni molto dettagliate.

Un ulteriore vantaggio: operando in questo modo, non rischiate di bloccare ai vostri collaboratori l’accesso alla documentazione completa del progetto, soltanto perché sulla vostra scrivania avete esclusivamente la pratica di cui vi dovete occupare.

Pratiche vincolate da scadenze

...nessun problema!

Scadenze e compiti determinano lo svolgimento dei lavori in ufficio. Il sistema d’ordine Classei® offre anche un sostegno concreto per le pratiche vincolate da scadenze: lo Scadenziario Classei®. Con metodo semplice, ma quanto mai efficace, avete la certezza di una visualizzazione affidabile. E anche in questo caso, si compone dei tre soli elementi base: cartelle-Orga, segnalini- Orga e box-Orga.

Postazione scadenze e controllo scadenze

Nell’immagine sopra potete vedere uno Scadenziario Classei®. E’ composto da una archiviazione in ordine alfabetico allineata in avanti nei box-Orga a sinistra (vedi anche immagine grande: pagine 4 e 5) e da una postazione scadenze nei box a destra.

Pratiche da mettere in scadenza

I tre box sulla sinistra contengono, ad esempio, le pratiche in corso di elaborazione. Quasi sempre, avviando una nuova pratica, il primo passo preveda l’invio di una lettera, un’offerta, e-mail o fax. Per la risposta da ricevere date una scadenza di una settimana. A tale scopo inserite la relativa cartella-Orga nei box a fianco sulla destra sotto la data corrispondente. Nel frattempo potete elaborare altre pratiche e inserirle ugualmente per la ripresentazione o la scadenza.

Nulla passa inosservato:

...attualita’ sempre in primo piano!

Nel vostro scadenziario la cartella del mese in corso è sempre posizionata in primo piano, dietro si collocano al massimo le 31 cartelle giornaliere in ordine crescente per il mese in corso.

Al primo posto, subito dietro la cartella mensile, sta la cartella giornaliera con le relative pratiche in scadenza. Dopo il disbrigo di tutti i documenti riposizionate la cartella giornaliera vuota in fondo, nel mese successivo. Automaticamente la cartella scadenze del giorno successivo è così posizionata in primo piano.

Cartelle di pratiche concluse verranno riposizionate al proprio posto d’origine. Se una pratica non ha potuto essere conclusa, questa riceverà una nuova scadenza. Questo procedimento è tanto semplice quanto sicuro, nessuna scadenza potrà passare inosservata. Un ottimo completamento per la vostra pianificazione personalizzata di tempi e progetti la offre inoltre il sistema Classei^® GTM.

GTM. La gestione “Tempi e Metodi”

Pianificare il tempo,i lavori e gli appuntamenti

Deve esserci ordine nella documentazione, altrimenti si perde tempo a cercare. Pianificare i lavori da eseguire in ordine cronologico è altrettanto importante.

GTM = gestione “Tempi e Metodi”

In ufficio è difficile venire a capo del tempo e della marea di carte da gestire: il tempo non è modificabile a piacere. I lavori sì, se sono pianificati bene ed eseguiti risparmiando tempo.

La gestione dei documenti scritti, che deve venire a capo con la onnipresente marea di carte, gioca un ruolo sostanziale. Per quasi tutti i lavori e le attività sono necessari dei documenti che, se non sono subito a portata di mano, fanno perdere più tempo del necessario.